Полезные хитрости gmail, о которых стоит знать каждому

В рубрике «Скрытые возможности» мы рассказываем о неочевидных функциях сервисов, программ и операционных систем, которые сделают пользование ими удобнее и приятнее. В этом выпуске разберемся с одним из самых популярных почтовых сервисов — Gmail

Горячие клавиши

У почтового сервиса есть целый арсенал так называемых быстрых клавиш. Если через вас ежедневно проходит большой поток писем, то стоит запомнить хотя бы некоторые из них.

Чтобы эти быстрые клавиши заработали, зайдите в настройки, вкладку «Общие» («General») и включите соответствующий режим. Если весь список горячих клавиш запомнить по первому времени трудно, вы можете вывести их на экран кнопкой «?».

Функции горячих клавиш можно менять. Для этого перейдите во вкладку «Лаборатория» («Labs») в настройках и активируйте соответствующий пункт.

После сохранения изменений в настройках появится новая вкладка, где вы и сможете переназначить необходимые вам горячие клавиши.

• Некоторые горячие клавиши, которые могут пригодиться:
• «x» — выделение письма галочкой;«s» — маркировка выделенного письма звездочкой (нажимая клавишу несколько раз подряд, можно менять цвет маркера);«#» — удаление сообщения;«e» — добавление сообщения в архив;
• «!» — отметка письма как спама;

Фильтры и вкладки

В меню настройки фильтра можно выбрать отправителя, тему письма, слова, которые содержит письмо, и тип и размер прикрепленных файлов.

Организовать большой поток писем можно с помощью фильтров и специальных вкладок. Некоторые письма по умолчанию появляются в той или иной вкладке, например, уведомления из соцсетей или рассылки, но вы также можете настроить и другие.

Для этого выберите письмо и опцию «Еще» («More»), а в выпадающем меню выберите «Фильтровать похожие письма».

В меню настройки фильтра можно выбрать отправителя, тему письма, слова, которые содержит письмо, и тип и размер прикрепленных файлов.

Кстати, отфильтровать подписки в дальнейшем будет проще, если вы будете использовать такой небольшой трюк — регистрируясь, например, в интернет-магазине введите «+shopping» после своего адреса электронной почты, например, так: afisha+shopping@gmail.com. Вы все так же будете получать от этого магазина на свой электронный ящик рассылку, но скидочные предложения будет отсортировать гораздо проще.

Маркеры

Помимо звездочек разных цветов важные письма можно отмечать и другими маркерами. В соответствующем разделе во вкладке «Общие» («General») в настройках доступны целых 12 разных видов.

Уведомление об отпуске

Опция «Включить автоответчик» открывает поле для ввода текста

Если вы куда-то уезжаете или просто не хотите какое-то время отвечать на письма, настройте автоматическое уведомление об отпуске. Зайдите в настройки и во вкладке «Общие» («General») укажите период времени, текст письма, который будет автоматически отправляться, а также адресатов в пункте «Автоответчик» («Vacation responder»).

Повторная отправка входящих писем

Если у вас нет времени отвечать на какое-то письмо, но вы знаете, что точно забудете про него позже, вы можете отправить его себе еще раз в более удобное время. Установите бесплатное приложение Boomerang, выберите нужное письмо и настройте время, когда оно отобразится как непрочитанное во «Входящих» еще раз.

Уведомления о входящих на рабочем столе

Опция оповещения в входящих сообщениях

Помимо звездочек можно выбрать и другие маркеры

Поиск по архиву писем можно задать по массе разных параметров, о которых речь идет ниже

Важные письма упускать нельзя, поэтому попробуйте настроить уведомления, которые будут отображаться на рабочем столе. Все в той же вкладке «Общие» («General») в настройках есть соответствующий пункт.

Поиск по письмам

Найти старые письма легко по определенным параметрам. Хотите удалить все письма с большими вложенными файлами, которые занимают слишком много места, отфильтруйте все письма по размеру файла: введите в строку поиска «Size:Xmb», где «X» — размер файла.

Можно найти все письма, отправленные в определенное время: «Older_than:Х», где «X» — количество лет, месяцев или дней (5y, 5 m,5d).

Если же нужно найти письмо с определенным файлом внутри, то понадобится команда «Filename:X», где «Х» — формат файла, например, PDF или JPG.

Кнопка «Отметить как прочитанное»

Интерфейс сервиса тоже можно кастомизировать, добавив значки, пользовательские быстрые клавиши и кнопку «Отметить как прочитанное»

Gmail позволяет вынести на рабочую панель кнопку «Отметить как прочитанное». Этот трюк доступен в соответствующем пункте во вкладке «Лаборатория» («Labs») в настройках. Теперь цифра о непрочитанных сообщений должна наконец-то сократиться.

Отмена отправки письма

Дайте себе хотя бы минуту на то, чтобы передумать об отправлении письма

Сколько раз вы пожалели об отправленном письме через секунду после нажатия кнопки «Send»? В том же разделе «Общие» («General») есть еще один полезный пункт — отмена отправки писем. Просто включите эту опцию и укажите время, в течение которого в следующие разы вы сможете передумать.

Шаблоны ответов

Шаблоны с готовыми ответами задаются здесь.

Если вам часто приходится отвечать на сообщения одними и теми же фразами (вроде «Данные получены» или «Платеж отправлен»), вы легко можете создать шаблоны для ответов, чтобы лишний раз не тратить время. Активируйте соответствующую функцию во вкладке «Лаборатория» («Labs») и внесите автоответы для определенных адресатов.

18 настроек почты Gmail, которые пригодятся вам в работе

Как часто вы заглядываете в настройки Gmail? Скорее всего, вы заходили в них всего пару раз, а может быть, не делали этого ни разу. А зря.

В этой статье расскажем вам о функциях Gmail, которые сэкономят ваше время при работе с почтой и повысят производительность. 

Предпросмотр писем 

Хотите видеть содержимое писем, не открывая их? Включите функцию предпросмотра. 

Для этого:

1. Зайдите в «Настройки» (значок шестеренки), выберите «Все настройки»;
2. Откройте вкладку «Папка “Входящие”». В разделе «Область просмотра» установите флажок на «Включить область просмотра». 
3. Установите нужную настройку и сохраните изменения. 

Режим конфиденциальности 

С помощью режима конфиденциальности пользователь может защитить информацию в письмах от несанкционированного доступа. Для дополнительной безопасности можно настроить для письма код доступа. Скачать, переслать, скопировать или распечатать конфиденциальное письмо нельзя. 

Чтобы включить режим конфиденциальности, кликните в окне создания письма на значок «Включить конфиденциальный режим». 

В появившемся окне можно задать срок доступа к письму и включить запрос кода доступа через SMS. 

Автоматическая группировка писем 

В Gmail есть полезная функция для тех, чья почта завалена письмами. Пользователи могут создать автоматические правила для сортировки писем по папкам. В отдельные папки можно перенаправлять рассылки, письма от определенных отправителей или сообщения на определенные темы. 

Чтобы настроить автоматическую сортировку писем по папкам: 

1. Откройте письмо. 
2. Кликните на иконку «Еще» (три точки) на панели инструментов, чтобы вызвать меню. 



3. Выберите пункт «Фильтровать похожие письма».



4. Задайте правила, по которым хотите сгруппировать письма. 

Вы можете группировать письма от конкретного отправителя или письма на определенную тему. Кроме того, можно отсортировать имейлы, которые содержат заданные ключевые слова или, наоборот, не содержат их. 

После уточнения условий нужно нажать на кнопку «Создать фильтр». 

Затем выбрать нужные пункты и снова нажать на кнопку «Создать фильтр». 

Примечание: чтобы письма, соответствующие заданным условиям, отправлялись в отдельную папку, необходимо выбрать пункт «Применить ярлык» и установить галочку «Пропускать входящие». Тогда эти письма не будут отображаться в основной папке входящих. 

11 главных советов и приемов работы с Gmail, о которых вы должны знать — Avmo

Gmail — один из самых популярных почтовых сервисов с почти 1,8 миллиардами активных пользователей, также он используется для регистрации устройства Android. Обычный пользователь использует Gmail обычным способом, например, отправляя или получая электронные письма.

Если вы не хотите быть обычным пользователем и стать профессиональным пользователем Gmail, то вы попали в нужное место. Сегодня я поделюсь некоторыми советами и приемами работы с Gmail профессионального уровня, чтобы оставаться технически подкованным человеком в группе.

Лучшие советы и хитрости Gmail, чтобы стать профессиональным пользователем Gmail

Существуют различные скрытые советы и хитрости Gmail, вы можете повысить свои навыки до уровня Pro, будь то поиск старой старинной почты в мгновение ока, повышение производительности или добавление индивидуальности своим электронным письмам.

Перемещение по окну создания

Каждый раз, когда вы составляете новое электронное письмо, окна создания занимают правый угол экрана, и вы не можете видеть текст за этим окном. Также есть небольшая хитрость: переместите окно создания сообщения в любое место на экране.

• Наведите курсор на кнопку полноэкранного режима
• Удерживая клавишу Shift, нажмите полноэкранную кнопку

Это откроет окно создания на небольшой вкладке, которую можно переместить в любое место на экране.

Отключить электронные письма в Gmail

Фильтр всех непрочитанных писем

Когда ваш почтовый ящик заполняется, становится трудно отслеживать непрочитанные электронные письма, и есть высокая вероятность пропустить важное. Чтобы этого не произошло, вы можете фильтровать свой почтовый ящик, чтобы видеть только непрочитанные электронные письма, а также можете исключить рекламные письма, чтобы упростить задачу.

Создать шаблон Gmail

Если вы отвечаете на достаточно большое количество писем одинаково, в одном контексте, то часто. Затем вместо того, чтобы копировать весь контекст снова и снова, вы можете сохранить его как шаблон, который можно легко применить из самих окон создания.

Запланировать автоматическую отправку электронного письма

Иногда вам нужно отправить электронное письмо в указанное время, что может стать проблемой, если у вас напряженный день или если вы скажете, что находитесь где-то, где нет подключения. Чтобы решить такие проблемы, вы можете написать электронное письмо заранее и запланировать его автоматическую отправку на указанное время.

• Напишите полный контекст сообщения электронной почты, то есть адрес электронной почты получателя, тему, тело, вложения (если есть).
• После этого щелкните стрелку рядом с кнопкой отправки.
• Выберите дату и время или установите дату и время для отправки электронного письма

Увеличить временной интервал отмены отправки

Если вы допустили ошибку при отправке электронного письма, Gmail обычно предлагает до 5 секунд, чтобы вернуть электронное письмо, уже отправленное получателю. Однако вы можете увеличить это время максимум до 30 секунд в расширенных настройках.

• Нажмите на значок настроек рядом с изображением вашего профиля.
• Перейти, чтобы увидеть все настройки
• Из выпадающего списка выберите 30 секунд.
• Прокрутите вниз и сохраните изменения

Найти только электронную почту с фотографиями

Если вы ищете старые фотографии из своей многолетней поездки, когда социальные сети не были так распространены, или любую подобную почту из прошлого, которую вам нужно быстро найти, не тратя часы, просматривая почту. Вы можете отфильтровать только те электронные письма, которые содержат изображение в качестве вложения.

Тип файла: (распространенные форматы изображений, такие как PNG или JPEG)

Найти электронную почту с помощью файлов Lage

3 хитрости Gmail, чтобы уменьшить спам и организовать электронную почту — zanz

Несмотря на то, что Gmail отлично справляется с фильтрацией спама, я все равно получаю много нежелательной почты из нетрадиционных источников спама, таких как регистрации в обычных и обычных магазинах или регистрации в офисе врача. Как правило, это не спам в традиционном смысле, но если вы продолжаете получать электронные письма на регулярной основе, это может быть довольно раздражающим.

Большинство компаний имеют возможность отказаться от подписки по электронной почте, но есть еще многие, которые этого не делают.

Узнав об этих трех небольших хакерских атаках на свой адрес Gmail, вы можете выдать измененную версию своей электронной почты, которая все равно будет поступать прямо на ваш почтовый ящик, но позволит вам создавать фильтры для организации электронной почты любым удобным для вас способом. Это позволяет создавать бесконечные вариации вашего адреса электронной почты Gmail.

Точка взломать

Если вы еще не знали, Gmail не учитывает лишние точки в имени вашей учетной записи при обработке электронной почты. Так, например, я мог бы написать свой адрес электронной почты как aseem.1234@gmail.com вместо нормального aseem1234@gmail.com,

Вы можете добавить столько точек, сколько захотите, в любом месте, и письмо все равно придет к вам. Этот прием обычно работает лучше всего при регистрации на форумах или в любом месте онлайн, потому что большинство форм принимают периоды в качестве допустимого символа типичного адреса электронной почты.

Плюс Хак

Этот взлом Gmail существует уже долгое время, и большинство людей уже знают об этом. Просто поместите+”После имени вашей учетной записи и добавьте слово или слова, чтобы однозначно идентифицировать этот адрес электронной почты.

Например, я могу изменить свой адрес электронной почты на aseem1234+financial@gmail.com при регистрации в любом банке, кредитном союзе, инвестиционном сайте и т. д. Теперь я могу создать фильтр и автоматически переместить все электронные письма, связанные с моей финансовой деятельностью, на соответствующий ярлык.

Это гораздо проще, чем создавать отдельный фильтр для каждого финансового учреждения. Часто адрес электронной почты отправителя, используемый финансовым учреждением, меняется, и поэтому вам приходится обновлять фильтр. Поскольку ваш настроенный адрес Gmail никогда не изменится, вам никогда не придется беспокоиться об обновлении фильтра.

Как повысить продуктивность работы в Gmail?

На сегодняшний день переписка по электронной почте уже не так популярна, как это было несколько лет назад. На смену ей пришли соцсети и мессенджеры для быстрого обмена сообщениями. Однако, в деловой среде переписка по почте до сих пор остается актуальной.

Если говорить о почтовом сервисе Gmail, то он довольно прекрасен и обладает широким ассортиментом функций. Однако, не многие знают, что он располагает множеством различных возможностей, которые могут понадобиться.

Отмена отправки сообщения

Иногда каждый пользователь мог сталкиваться с ситуацией, когда сообщение уже отослано, но в нем необходимо что-то изменить. Однако, письмо уже ушло, и получатель сможет увидеть не то, что нужно. Но переживать не стоит, поскольку есть способ, который позволяет отменить пересылку, если прошло немного времени.

Необходимо добавить опцию Undo, после чего высветится клавиша, которая даст возможность отменить пересылку сообщения, что позволит избежать ситуации, когда письмо попадает не тому получателю.

Boomerang

Еще одно нужное средство для почтовика Gmail, которое способно решить одну проблему, возникающую практически у всех пользователей. Этот почтовый клиент не позволяет создавать отложенные сообщения, которые требуется переслать в определенное время дня или ночи.

Это является серьезной проблемой для деловых людей, которые желали бы выполнять организованную рассылку почты своим партнерам и клиентам.

С этой программой в меню почтового клиента появляется кнопка, которая позволяет выбирать, через какой промежуток времени необходимо отправить сообщение.

Помимо этого, это приложение позволяет устанавливать определенное время отправки, если из предложенных вариантов ничего не подходит.

Очистка входящих сообщений

Для выполнения этого действия необходим сервис, а не приложение. Здесь необходимо будет освоить одно простое действие, которое даст возможность содержать свою почту в полном порядке. Наверняка у многих пользователей папка с входящими сообщениями переполнена. У некоторых можно насчитываться несколько тысяч писем.

Стоит отметить, что большая часть этих писем, вообще, не нужна, и перечитываться эти сообщения не будут. Лучшим вариантом организации своего электронного ящика является содержание его пустым.

К примеру, бумажные письма никогда не остаются в ящике после прочтения. Требуется сразу ликвидировать те сообщения, которые точно не понадобятся.

Остальную часть корреспонденции необходимо отправить в архив.

Выполняя такие простые действия, электронный ящик всегда будет чистым и аккуратным, при этом ориентироваться в нем станет намного проще, поскольку отпадет необходимость перебирать сотни писем в поисках нужного.

Заготовленные ответы

Если брать во внимание, что электронка в основном используется в рабочих целях, то, скорее всего, пользователь не пишет уникальные письма, а в определенных ситуациях всегда дается одинаковый ответ. В этом случае очень полезными могут стать шаблоны. Почтовик Gmail дает возможность сделать это, при этом обеспечивается быстрый и комфортный доступ к шаблонам пользователя.

Этим можно существенно сэкономить время при работе с электронной почтой. Пользователю не придется писать по
несколько раз один и тот текст для разных получателей. Теперь требуется только вставить нужное имя и отправить письмо.

Особенности адреса

Наверняка многие юзеры Gmail не знают о наличии одной особенности, которая относится к символам «+» и «.». Как правило, использовать их при создании почтового ящика нельзя. Однако, есть возможность применять их позже, поскольку на почтовый ящик будут приходить письма, содержащие эти символы.

Полезного от этой особенности мало, однако, она отлично подойдет для фильтрации сообщений. Если где-то оставляется электронный адрес, необходимо добавить к нему эти символы с маленьким описанием, а после этого следует создать такую же папку на почте. После этого все сообщения, которые будут приходить по откорректированному адресу, будут перемещаться в эту директорию.

Расписание

Не многие пользователи замечают, что на проверку электронки уходит намного больше времени, чем нужно. Чтобы решить эту проблему, необходимо организовать сервис ограничения проверок. Это означает, что пользователь должен выделить какие-то определенные временные рамки, которые будут использоваться только для проверки электронных сообщений и ответов на них.

Подписки

Многие пользователи знают, что электронная почта является излюбленным местом для спамеров. Каждый юзер хотел бы быть в курсе своих подписок, однако, получается так, что они появляются ниоткуда.

В этом случае может пригодиться приложение Unroll.me, которое в письменном виде выдает пользователю подробную информацию об имеющихся подписках, а также дает возможность быстро отказаться от ненужных.

KeyRocket

Еще одно необходимое приложение, которое предназначено для реанимации редко используемых горячих клавиш. При инсталляции данного софта, то каждый раз, когда пользователь захочет выполнить какое-либо действие, используя мышь, на экране будет появляться окошко с напоминанием о том, что существуют горячие клавиши, которые можно применять для этой операции.

Избирательность

Не все относится к выбору какого-либо сервиса или программы. К примеру, стоит начать тренировать избирательность во время работы с электронкой. Ежедневно на почту может приходить огромное количество писем, и если пытаться отвечать на каждое, можно потратить очень много времени.

В этом случае необходимо отбирать только самые интересные и важные письма, даже если придется отказаться от персональных писем, которые не имеют никакой выгоды.

Алгоритмы

Помимо этого, необходимо позаботиться о полезных алгоритмах, которые могут применяться в работе. К примеру, при открытии письма с картинкой, она в автоматическом режиме отправляется в облачное хранилище. Здесь пользователь обладает безграничными возможностями.

Как эффективно пользоваться Gmail: 25 советов — Лайфхакер

Вместо того чтобы лицезреть обычный белый фон Gmail, оживите свой почтовый ящик чем-нибудь ярким. Просто выберите в настройках в правом верхнем углу раздел «Темы», чтобы установить новый фон из предложенных вариантов, или загрузите собственное изображение.

Кроме того, можете поэкспериментировать с настройками интерфейса. В «Просторном» режиме у вас будет много свободного места, а «Компактный» хорош, когда на экране нужно уместить как можно больше сообщений.

Добавьте друзей (и сообщения)

Чтобы добавить в систему ваши контакты и старые сообщения (неважно, используете вы почту Gmail впервые или заводите дополнительный аккаунт), зайдите в «Настройки» → «Аккаунты и импорт» и выберите ссылку «Импортировать почту и контакты». Так вы сможете добавить свои данные из других почтовых ящиков.

Сделайте Gmail похожим на Outlook

В разделе «Настройки» → «Лаборатория» включите функцию «Область просмотра», чтобы видеть полный текст сообщений справа, как в Outlook. Привычка — вторая натура, так что, если вы всю жизнь работали с корпоративной почтой и только сейчас пытаетесь приноровиться к почте Gmail, функция «Область просмотра» облегчит ваш переход.

После включения вы увидите разные варианты отображения в выпадающем меню слева от настроек.

Сосредоточьтесь на самом главном

Gmail может самостоятельно определять, какие сообщения для вас важнее. Ловко, да? В разделе «Настройки» → «Папка „Входящие“» выберите «Отслеживать мои действия в почте…», чтобы Gmail анализировал ваши сообщения.

Также можете выбрать функцию «Включить маркеры» или «Игнорировать фильтры» (подробнее о фильтрах расскажем ниже) и изменить тип папки, чтобы важные сообщения отображались сверху. Затем в меню «Настройки» → «Общие» в разделе «Уведомления на рабочем столе» (если вы используете браузер Chrome, Firefox или Safari) можете выбрать функцию «Включить уведомления о важных письмах».

Избавьтесь от цепочек писем

Есть два типа людей: те, кому нравится функция «Цепочки писем», и те, кто ненавидит её с силой тысячи солнц. Если вы относитесь ко второй группе, зайдите в раздел «Настройки» → «Общие» и отключите «Цепочки писем».

2. Следите за порядком

Заархивируйте всё

Gmail даёт возможность архивировать сообщения вместо того, чтобы их удалять. Сделано это для того, чтобы вам не нужно было беспокоиться о наличии свободного места и постоянно чистить свой ящик.

Если вы хотите заархивировать сообщение, откройте его и нажмите на вторую иконку слева (коробка со стрелкой, направленной вниз). Сообщение будет ждать вас во вкладке «Вся почта» на левой боковой панели.

Следите за своим архивом

Как бы много места для бесплатного хранения файлов Gmail ни предоставлял, на дворе 2016 год и люди шлют всё больше и больше прикреплённых файлов. Если вы достигли своего лимита по объёму памяти, пора избавиться от некоторых сообщений.

Нажмите на стрелочку в графе поиска, отметьте пункт «Есть прикреплённые файлы», выберите размер 10 МБ и кликните на кнопку с лупой. Так вы увидите все сообщения, весящие больше 10 МБ.

Отметьте галочкой письма, которые вам точно больше не понадобятся, и отправьте их в корзину.

Отвечайте и архивируйте

Зачем оставлять письмо в папке входящих, если вы на него уже ответили? Воспользуйтесь функцией «Отправить и архивировать», чтобы не засорять входящие сообщения, пока вы ждёте ответа на своё письмо.

Зайдите в раздел «Настройки» → «Общие» и выберите «Показать кнопку „Отправить и архивировать“ в ответе».

Теперь вы сможете отвечать обычным способом, накапливая сообщения в папке входящих, если вам так хочется, или же сразу архивировать лишние письма при ответе.

Используйте ярлыки и фильтры

К каждому сообщению можно добавить ярлык. Новые ярлыки будут появляться на левой боковой панели. Просто откройте письмо и нажмите на значок «Ярлыки» — он второй справа. Теперь создайте новый ярлык или выберите уже существующий (кстати, можете перетащить ярлык с боковой панели прямо в своё сообщение).

Нажмите на кнопку «Ещё» и выберите «Фильтровать похожие письма», а затем — «Создать фильтр в соответствии с этим запросом». О фильтрах Gmail можно написать отдельную статью, так что за более подробной информацией обращайтесь в раздел «Настройка фильтров».

Купите дополнительное место для хранения файлов

Если же вам совсем надоело возиться с проблемой хранения файлов, можно потратиться на дополнительное место. Прокрутите страницу с сообщениями вниз, и в нижнем левом углу вы увидите, сколько места у вас осталось, а также ссылку «Управление».

12 полезных настроек Gmail, о которых вы не догадывались | Rusbase

В Gmail есть множество скрытых и недооцененных возможностей, которые не так легко найти. Некоторые из них доступны только на сайте, другие — лишь в мобильных приложениях. Разберем 12 полезных, но малоизвестных настроек, которые помогут сделать Gmail еще удобнее.

12 полезных настроек Gmail, о которых вы не догадывались Дарья Сидорова

По умолчанию окно для создания новых писем представляет собой небольшое поле в правом нижнем углу экрана. Это удобно, если нужно следить за общим списком, но в то же время может сильно отвлекать.

Чтобы изменить эту настройку, откройте окно создания нового письма на сайте Gmail и нажмите на значок с тремя точками в правом нижнем углу. Выберите вариант «Во весь экран по умолчанию» — и теперь окно создания письма всегда будет открываться в полноэкранном формате.

• Скриншот: Дуг Амот
• Чтобы вернуться в компактный режим, просто нажмите значок с двумя стрелками, направленными внутрь, в правом верхнем углу окна.

Автоматически переходим к следующему письму

Функция автоперехода Gmail позволяет автоматически перейти к следующему письму в списке, после того, как вы заархивируете или удалите просматриваемое в данный момент сообщение. По умолчанию пользователь возвращается к общему списку писем.

Чтобы активировать эту функцию, откройте сайт Gmail и перейдите в настройки в правом верхнем углу экрана, нажав на значок шестеренки. Выберите опцию «Все настройки». В открывшемся окне перейдите во вкладку «Расширенные» и активируйте опцию «Автопереход». Затем нажмите «Сохранить изменения» в нижней части экрана, и после перезагрузки страницы функция активируется. 

В приложении Gmail для Android эту опцию можно найти в разделе «Общие настройки». Для iOS функция автоперехода не доступна.

Увеличиваем размер страницы

По умолчанию Gmail отображает 50 электронных писем на странице и, чтобы перейти на следующую, нужно нажать на стрелку справа. Возможно, такая установка имела смысл раньше, когда пропускная способность интернета была ниже. Но сейчас эти дополнительные нажатия доставляют лишние неудобства.

Чтобы изменить этот параметр, в настройках перейдите на вкладку «Общие» и измените «Максимальный размер страницы» с 50 на 100. Не забудьте нажать на «Сохранить изменения» в нижней части экрана, чтобы применить это изменение.

Располагаем письма в хронологическом порядке

Gmail сортирует письма по таким категориям, как «Соцсети», «Промоакции» и «Оповещения». В мобильных приложениях некоторые сообщения из категории «Промоакции» отображаются вверху списка вне хронологического порядка. В результате новые письма могут легко затеряться.

К счастью, это можно отключить. В приложении на Android откройте настройки, нажмите на имя учетной записи и перейдите в раздел «Категории входящих». В самом низу экрана находится параметр «Включить группировку с лучшим предложением». В iOS  его можно найти, нажав на имя учетной записи. Отключите эту опцию, и ваш почтовый ящик вернется к удобному формату.

Изменяем время для отложенной отправки писем

Функция отложенной отправки позволяет установить рассылку писем на определенное время утра, дня и вечера. Но настройка этого параметра не так очевидна, так как она находится вне Gmail.

Приёмы работы с gmail, которые экономят время и энергию

РассказываетВсеволод Устинов,сооснователь агентства

Из плана обучения джедаев

Представьте, что каждый день в вашу папку «Входящие» падает много всего: письма от клиентов, письма от коллег, открытые доступы к документам, оповещения из таск-менеджера, приглашения в календарь, отчёты из CRM, ответы на комментарии в гуглдоках и всякие рассылки. Важные или интересные письма теряются в куче хлама.

Если вы используете почту как список задач, то всё ещё хуже: не выполнили задачу — не отметили письмо как прочитанное. В итоге оно мозолит глаза и мешает сосредоточиться на чём-то более важном.

Чтобы сэкономить время, автоматизируйте работу в почте. А чтобы разгрузить мозг, всегда держите папку «Входящие» пустой. Вот приёмы, которые помогут.

Рекомендую открыть gmail и прямо сейчас настроить то, что вам может пригодиться. Это займёт минут 10. Если отложите настройку на потом, то, скорее всего, вы забудете это сделать. Я сам так делал не раз, а теперь жалею.

Основные и экспериментальные настройки по умолчанию

Большинство настроек отлично работает по умолчанию. Но некоторые надо подправить, чтобы избежать нелепых ошибок: ответить одному человеку вместо группы или отправить незаконченное письмо. Здесь нас интересуют вкладки «Основные» (General) и «Лаборатория» (Labs).

Мы используем gmail на английском, поэтому скриншоты в статье тоже на английском

В «Основных» настройте стандартные параметры почты:

• Включите настройку «Отмена отправки» (Undo send) на 10 секунд. Если вы случайно отправили сырое письмо, вы сможете отметить отправку в течение 10 секунд.
• Выберите Reply to all как «Действие по умолчанию» (Default reply behaviour). Если входящее письмо адресовано группе людей, то по умолчанию вы ответите всей группе, а не только отправителю.
• Спрячьте кнопку «Отправка и архивирование» (Send and Archive) из писем. Это можно делать горячими клавишами.
• Выключите уведомления на рабочем столе (Desktop notifications). Они отвлекают.
• Включите горячие клавиши по умолчанию (Keyboard shortcuts), чтобы работать без мышки.
• Выберите «Показывать начало писем в списке» (Snippets), чтобы видеть первую строчку писем.

«Лаборатория» — экспериментальные параметры, которые гугл может убрать в любой момент. Пока они работают, включите:

• Значок проверенного сообщения (Icon for verified senders). Мошенники часто пытаются подделать письма от банка или платёжных систем. Если рядом с письмом есть значок проверенного сообщения, значит, отправителю можно доверять.
• Аватары в чате (Pictures in chat). Так быстрее понимаешь, от кого письмо и насколько оно может быть важным.
• Пользовательские быстрые клавиши (Custom keyboard shortcuts). Так вы сможете перенастроить горячие клавиши под себя. О них подробно расскажем далее.

Это основные настройки, которые мы рекомендуем. Если они не подошли — не страшно. Главное, чтобы было удобно.

Горячие клавиши

Settings → Labs → Enable Custom keyboard shortcuts

Settings → Keyboard shortcuts

Горячие клавиши помогают работать быстрее, особенно на ноутбуке без мышки. Чтобы они заработали, включите их в «Лаборатории». Тогда в меню настроек появится вкладка «Быстрые клавиши» (Keyboard shortcuts), где находится список горячих клавиш по умолчанию.

Горячие клавиши работают только в английской раскладке. Если вы пишете на русском, пропишите их кириллический аналог в правую колонку в настройках. Тогда вам не придётся постоянно переключаться между раскладками.

Одни из самых популярных горячих клавиш:

• Report as Spam — !;
• Delete — №;
• Archive — у.

Не горячая клавиша, но тоже полезная функция: чтобы выделить штук десять писем подряд, кликните в чекбокс у первого письма, зажмите Shift и кликните в чекбокс у последнего письма — gmail автоматически выделит все остальные письма.

Метки

Settings → Labels → Create new label

Метки — это дополнительные папки в левом меню, в которые можно складывать все однотипные письма. Например, письма из бухгалтерии о начислении зарплаты. Увидел письмо, переместил его вручную в нужную папку и забыл. Таким образом мы разгружаем папку «Входящие» и можем быстро найти нужное письмо.

Метки должны быть информативными, чтобы легко в них ориентироваться. Например, метка «Остальное» ни о чём, а метка «Аквафор Я. Директ» сообщает, что в папке лежат все уведомления о рекламных кампаниях Аквафора в Яндекс. Директе.

Как это выглядит на практике: я выделяю чекбокс у письма и нажимаю Labels. Если нужная метка уже есть, я выделяю её чекбокс и нажимаю Apply. Письмо остаётся во «Входящих» и дублируется в папку писем с такой же меткой.

Если не хотите вручную сортировать письма по папкам, настройте автоматические фильтры.

Операторы в поиске

Операторы пишутся только на английском языке. Даже если у вас интерфейс на русском

Операторы или регулярные выражения — это специальные символы или слова, которые помогают уточнять поисковые запросы. Например, они помогают найти письмо от определённого человека или с определённой темой. Чтобы поиск был точнее, их можно сочетать между собой.

Операторы пригодятся для настройки фильтров, но о них чуть позже.

В темах писем мы прописываем домен проектов, к которым они относятся. Например, дизайнер и менеджер общаются по поводу проекта Аквафора. Тема каждого письма начинается с «aquaphor.ru:…». Чтобы найти все письма по этому проекту, достаточно вбить в поиск название домена. Это быстро и удобно.

Фильтры

Settings → Filters или прямо в строке поиска

Фильтры помогают автоматически избавляться от всякого хлама и сортировать письма по папкам. Например, уведомления о х в гуглдоках можно сразу отмечать как прочитанные и отправлять в отдельную папку.

Вы можете фильтровать письма по отправителю, получателю, ключевым словам, размеру и вложениям. Если нужно, фильтруйте сразу по нескольким параметрам.

Давайте создадим фильтр для писем от сервиса BA Express. Они регулярно сыпятся во «Входящие», но я их уже на автомате архивирую, поэтому пусть это делает робот. Они приходят с адреса no-reply@br-analytics.ru, по нему мы их и отфильтруем.

Когда мы отфильтровали эти письма, выбираем, что делать с ними делать. Я хочу, чтобы письма BA Express миновали «Входящие», помечались как прочитанные и попадали в отдельную папку (т. е. получали свою метку). Для этого я отмечаю: Skip the Inbox (Archive it), Mark as read и Apply the label. Если у меня ещё не настроена метка для папки с письмами BA Express, я делаю это прямо в фильтре.

Чтобы применить новый фильтр ко всем существующим письмам, я отмечаю чекбокс «Also apply filter to… matching conversation».

Фильтры — самая полезная штука в Gmail после антиспам-системы. Их стоит настроить для всех однотипных задач, чтобы письма не захламляли «Входящие».